SZTUCZNA INTELIGENCJA W PRACY SAMORZĄDU

Narzędzia sztucznej inteligencji powszechnie już stosuje się w biznesie. Instytucje publiczne podchodzą do SI/AI bardziej ostrożnie. Jednak stosowane ze zdrowym rozsądkiem mogą nie tylko oszczędzić czas i pieniądze w urzędach, firmach i instytucjach samorządowych oraz zakładach komunalnych. Mogą także mocno poprawić relacje z mieszkańcami i klientami.

Urzędy gmin i miast, starostwa powiatowe i urzędy marszałkowskie, ośrodki sportu i rekreacji, przedsiębiorstwa usług komunalnych, gminne ośrodki kultury i biblioteki – wszędzie tam narzędzia sztucznej inteligencji mogą pomóc w pracy. Można wykorzystywać je w lepszym i sprawniejszym pisaniu pism urzędowych, komunikatów, treści promocyjnych oraz planowaniu i realizacji wydarzeń. Wystarczy poznać odpowiednie oprogramowanie, nauczyć się je stosować i przyuczyć do współpracy z konkretnym urzędem, firmą i instytucją.

CZYM JEST SZTUCZNA INTELIGENCJA?

Sztuczna inteligencja często nazywana jest polskim skrótem SI albo anglojęzycznym AI (od Artificial Intelligence). Nie jest to żaden demoniczny twór, który może zapanować nad działalnością gminy, powiatu albo regionu. To specjalistyczne oprogramowanie oparte o algorytmy uczenia się, analizowania danych i podejmowanie decyzji na podstawie wzorców. Urzędnicy oraz pracownicy firm i instytucji samorządowych stosują je od dawna, chociażby używając autokorekty w Wordzie albo w SMS-ach. Naukowcy i firmy IT od dziesiątków lat doskonalili je, aby coraz sprawniej przetwarzały dostępne dane.

Eksplozja AI nastąpiła pod koniec 2022 r. Pojawił się wtedy ChatGPT – narzędzie stworzone przez OpenAI. ChatGPT zyskał ponad milion użytkowników w ciągu zaledwie 5 dni i dla wielu z nas jest dziś takim samym synonimem AI, jak adidasy są synonimem butów sportowych. ChatGPT to – używając specjalistycznej terminologii – zaawansowany model językowy (LLM – Large Language Model), który potrafi generować tekst w sposób zrozumiały i kontekstowy, odpowiadając na pytania, analizując i odpowiadajac na maile, pisząc dokumenty czy streszczając skomplikowane informacje.

ChatGPT udowodnił, że AI może realnie wspierać codzienną pracę ludzi, automatyzując żmudne procesy i usprawniając komunikację. Wkrótce po debiucie ChatGPT został wykupiony przez Microsoft . Teraz działa zarówno jako odrębne narzędzie, jak i narzędzie „wszyte” w oprogramowanie Microsoftu, takie jak CoPilot w wyszukiwarce Edge albo pakiecie Office. Po nich pojawiły się konkurencyjne narzędzia oparte o LLM m.in.: Gemini (dawniej Bard), opracowany przez Google, LLaMA stworzony przez Meta AI, Perplexity wspierany przez Amazona i Nvidię czy Claude opracowany przez Anthropic. Trwają prace nad polskimi AI – Bielikiem i PLLuM, a Chiny promują rodzimy DeepSeek.

OpenAI rónolegle z tekstowym ChatemGPT udostępnił graficzne narzędzie sztucznej inteligencji DALL-E oparte o podobne założenia, który może od początku generować cyfrowe obrazy z opisów w tzw. języku naturalnym – czyli tym, jakim posługujemy się w rozmowie, a nie opisane kodami oprogramowania. Tak, jak ChatGPT opiera się na analizie tekstów, tak modele grafiki czy wideo opierają się na analizie danych tworzących cyfrowe treści wizualne, czyli także na rachunku prawdopodobieństwa.

Dość szybko pojawiła się multimodalność: możliwość korzystania w jednym narzędziu nie tylko z danego rodzaju danych (teksty, grafiki, wideo), ale łączenia ich, np. generowania w ChacieGPT obrazów.

Obecnie jesteśmy w kolejnej epoce AI. Mnożą się narzędzia AI od nowych usługodawców, a dotychczasowe są wszywane w już istniejące oprogramowanie. Np. Magic Studio w Canvie wykorzystuje rozwiązania Stable Diffusion dla generowania i edycji obrazów. Nowa epoka oznacza także „koniec darmochy”. Kiedy na początku rewolucji AI większość narzędzi była udostępniana bezpłatnie i bez limitu, tak obecnie producenci chcą zarabiać oferując swoje usługi w różnych modelach rozliczeń. Narzędzia darmowe albo mają limity ilościowe (np. ograniczona liczba zapytań w ChacieGPT) albo jakościowe (np. większość tzw. magicznych narzędzi Canvy nie jest dostępna w darmowym koncie).

DLACZEGO AI W SAMORZĄDACH?

Przełomowość ChataGPT wynika przede wszystkim z trzech powodów: wielkości bazy danych, sposobu używania narzędzia i mechanizmów samouczenia się. To także cechy, dla których ChatGPT i podobne narzędzia nadają się idealnie do pracy w samorządzie.

Po pierwsze załadowano bazy ChataGPT potężną ilością danych do analizy, takich jak strony internetowe czy książki. Dzięki temu nauczył się przewidywać, jaki tekst może następować po danym fragmencie. Na przykład, jeśli podasz mu zdanie lub fragment rozmowy, ChatGPT spróbuje wygenerować odpowiedź lub kontynuację tekstu. Takie działanie jest oparte na rachunku prawdopodobieństwa. LLM nie myśli, a tylko analizuje jak często w dostępnych mu treściach dana literka pojawia się koło innej, dany wyraz koło innego, dane zdanie koło innego, dany akapit koło innego itd. Jeśli więc większość danych mówiłaby o tym, że ziemia jest płaska – LLM będzie generował treści płaskoziemców. Możliwość określenia, na jakich danych sztuczna inteligencja ma pracować, umożliwia wskazanie jako źródeł np. uchwał rad gminy, powiatu albo treści z BIP. Ograniczamy w ten sposób ewentualność „halucynacji” czyli generowania treści „wymyślonych” przez AI.

Po drugie ChatGPT od samego początku dostosowany jest do naturalnego dla ludzi sposobu komunikacji – czyli rozmowy. Każde kolejne zapytanie może być kontynuacją wątku, odwoływać się do już przekazanych danych albo wygenerowanej odpowiedzi. Możemy prosić o uściślenie, poszerzenie albo pogłębienie odpowiedzi. Możemy prosić o wyjaśnienia – jeśli czegoś nie zrozumieliśmy. Zatem jeśli mieszkaniec nie zrozumie jakichś treści, może poprosić chatbota o wytlumaczenie „jak chłop krowie na rowie”.

Po trzecie ChatGPT wykorzystuje tzw. nauczanie maszynowe. Korzystając z danych, zadając pytania, rozmawiając z algorytmami uczymy je, co konkretnie mamy na myśli. Dzięki temu każda kolejna odpowiedź jest coraz doskonalsza, bardziej dopasowana do intencji użytkownika. Jeśli pracujemy na zalogowanym koncie, ChatGPT „uczy się” kim jesteśmy, w jakim kontekście zadajemy pytania. Stając się z każdą kolejną sesją bardziej spersonalizowanym narzędziem. Czyli „poznaje” specyfikę np. Działu Gospodarowania Nieruchomościami w Koziej Wólce albo pracownika Departamentu Reklamacji w Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji w Szubrzeszynie.

AI CZYLI BUDOWA SMART CITY?

Zakres działań narzędzi sztucznej inteligencji w samorządach oraz samorządowych firmach i instytucjach jest równie duży jak w biznesie. Jednak część z tych działań jest mocno czasochłonna i pracochłonna. Wymagają budowy systemów składających się na tzw. smart city, gdzie potrzebne są punkty, procedury i systemy zbierania danych (np. w oparciu o kody kreskowe albo czujniki elektroniczne), ich segregowania oraz integracji baz danych z odpowiednimi narzędziami SI.

URZĘDY SAMORZĄDOWE

Takie skomplikowane wdrożenia mogą np. dotyczyć analizy zgłoszeń i przewidywania potrzeb społeczności przez urzędy gmin, miast, starostwa powiatowe. AI analizuje wtedy wnioski mieszkańców i pomaga przewidywać potrzeby, np. zwiększone zapotrzebowanie na transport publiczny w określonych godzinach. W efekcie urzędy mogą lepiej planować usługi i unikać problemów związanych z ich niedostępnością. AI może analizować trendy demograficzne, przewidując zapotrzebowanie na dany rodzaj szkolnictwa. Dzięki temu urzędy mogą lepiej planować inwestycje w edukację, remonty, budowy i rozbudowy przedszkoli, szkół podstawowych i ponadpodstawowych.

FIRMY KOMUNALNE

W firmach komunalnych AI może analizować dane dotyczące zapełnienia pojemników i prognozować najlepsze trasy dla śmieciarek, zmniejszając koszty transportu i emisję spalin. Dzięki temu odpady są odbierane dokładnie wtedy, gdy to konieczne, bez zbędnych przejazdów. Może też analizować dane o zużyciu wody i energii, przewidując, kiedy i gdzie może nastąpić większe obciążenie sieci. W ten sposób przedsiębiorstwa komunalne mogą szybciej reagować na awarie lub planować modernizacje infrastruktury.

INSTYTUCJE SAMORZĄDOWE

W instytucjach takich jak ośrodki sportu i rekreacji albo samorządowe instytucje kultury AI może pomagać w personalizacji i optymalizacji oferty wydarzeń. AI analizuje wtedy preferencje uczestników wydarzeń i podpowiada, jakie imprezy czy zajęcia mogą cieszyć się największym zainteresowaniem. Dzięki temu ośrodki sportu i rekreacji, domy kultury czy biblioteki mogą skuteczniej dopasować ofertę do potrzeb mieszkańców.

AI W SAMORZĄDZIE OD ZARAZ?

Nie musimy jednak budować systemów smart city, aby z narzędzi AI korzystać tu i teraz. W administracji samorządowej, firmach komunalnych oraz instytucjach samorządowych szczególnie przydatne są dwa rodzaje AI: modele językowe (LLM) oraz modele multimodalne. Do czego szybko można „zatrudnić” narzędzia sztucznej inteligencji?

SPORZĄDZANIE PISM URZĘDOWYCH

Każdy, kto choć raz próbował rozszyfrować pismo urzędowe, wie, że prosty język to rzadkość. Czasami bywają mało czytelne nawet dla pracowników urzędów, firm i instytucji samorządowych – które sporządzają je na własne potrzeby. Bywa, że pracownik danej instytucji zagalopuje się w publicystycznej swadzie i nawet mimowolnie używa sformułowań, które wywołują negatywne emocje (np. „nie wyobrażam sobie, że…”).

Warto stosować narzędzia AI, które analizują pisma formalne (jak uchwały rad gmin, powiatów, sejmików albo wszelkie regulaminy) i wskazują, co może być niezrozumiałe. Analizują treści skierowane do mieszkańców pod względem neutralności języka i przyjazności dla odbiorcy (np. wezwania do zapłaty, informację o podatkach lokalnych, zmianie firmy wywożacej śmieci, zmianie taryf na usługi komunalne, albo reguł współpracy z NGO). Narzędzia takie pomagają też upraszczać skomplikowane sformułowania, dostosowując komunikaty do różnych grup odbiorców oraz dając odpowiednie zabarwienie emocjonalne. Efekt? Mniej pytań od mieszkańców i sprawniejsze załatwianie spraw oraz mniejsze pole do konfliktów z mieszkańcami i klientami.

W jednej z gmin zastosowano AI do automatycznego przekształcania urzędowych decyzji administracyjnych w wersje przyjazne dla obywateli. Zamiast zawiłego języka prawniczego mieszkańcy otrzymywali jasny komunikat: „Twoja sprawa została rozpatrzona pozytywnie. Odbierz dokument w pokoju 12.” Takie rozwiązanie ograniczyło liczbę telefonicznych zapytań o 40%!

ODPOWIEDZI NA ZAPYTANIA

Zastanawiasz się, jak zmniejszyć liczbę powtarzających się pytań? Chatboty AI mogą automatycznie odpowiadać na najczęściej zadawane pytania, takie jak godziny pracy urzędu czy procedury administracyjne. Dzięki temu mieszkańcy otrzymują szybkie odpowiedzi, a urzędnicy mogą skupić się na bardziej skomplikowanych sprawach.

Przykłady? Gdańsk i Wrocław już korzystają z AI w obsłudze mieszkańców. Chatbot w Urzędzie Miasta Wrocławia odpowiada na pytania dotyczące wywozu odpadów, terminów składania wniosków i podstawowych procedur administracyjnych. W efekcie liczba telefonicznych zapytań do urzędu spadła o 30%, a mieszkańcy mogą uzyskać informacje w kilka sekund, o każdej porze dnia i nocy.

ORGANIZACJA WYDARZEŃ

Planujesz dożynki, dni gminy, koncert, spartakiadę seniorów, cykl rajdów turystycznych, galę sportu, wystawę albo spotkanie świąteczne? Przygotowujesz realizację budżetu obywatelskiego, lokalnego referendum albo festynu bożonarodzeniowego? Planujesz kalendarz wydarzeń sportowych, społecznych albo kulturalnych? Pomogą w tym narzędzia do zarządzania projektami korzystające z AI. Dzięki temu sprawniej będziesz planować określone działania i automatyzować kolejne kroki związane z organizacją wydarzeń, czuwać nad przebiegiem oraz podsumowywać i wyciągać wnioski dotyczące kolejnych przedsięwzięć. Współpraca pomiędzy różnymi podmiotami organizacyjnymi będzie układała się sprawniej, a komunikacja między osobami zaagażowanymi w projekt bardziej jasna i bezkonfliktowa.

PROTOKOŁY ZE SPOTKAŃ

Mieszkańcy gminy narzekają, że nie mają czasu oglądać sesji rady gminy? Że relacje są publikowane z dużym opóźnieniem? Denerwują się, że protokoły ze spotkań wiejskich, czy komisji rad gminy są zbyt lakoniczne? Możesz szybko i sprawnie przeprowadzić audiodeskrypcję nagrań wideo albo audio. Narzędzia korzystające z AI przekształcą je w tekst, pomogą uporządkować, przeprowadzą podsumowanie spotkania. Dzięki temu nie trzeba tracić czasu na bieżące protokołowanie spotkania, a mieszkańcy będą mogli w zapisie tekstowym znaleźć treści, które ich interesują.

DZIAŁANIA PROMOCYJNE

Przygotowujesz materiały promocyjne dla urzędów, instytucji samorządowych albo firm komunalnych? Piszesz artykuły, tworzysz plakaty i bannery, zamawiasz gadżety, odpowiadasz za social media, za relacje z dziennikarzami, realizujesz filmy i zdjęcia na potrzeby promocyjne? Dzięki narzędziom AI możesz działać skuteczniej kreując treści tekstowe, graficzne i audiowizualne. Twoje komunikaty szybciej docierają do mieszkańców, przekaz jest bardziej przekonujący i tracisz mniej czasu na realizację swoich zadań promocyjnych, zyskując go na bardziej kreatywne działania, dzięki czemu „nie zakopujesz się w bieżączce”.

Przykład? W jednej z gmin AI analizowała skuteczność wcześniejszych postów na Facebooku i na tej podstawie sugerowała najlepsze godziny publikacji oraz formę treści – infografikę, krótki film czy post tekstowy. Efekt? O 50% większe zaangażowanie mieszkańców w wydarzenia lokalne.

JAK ZACZĄĆ Z AI W SAMORZĄDZIE

Jak już wspomniałem – nie trzeba od razu wdrażać zaawansowanych systemów AI, budować smart city. Pierwsze kroki? Po pierwsze – poznać dostępne narzędzia. Dowiedzieć się, jak działają i sprawdzić, które są najlepiej dostoswane do specyfiki naszego urzędu albo samorządowej firmy, czy instytucji.

Wystarczy zacząć od prostych narzędzi, takich jak AI do sporządzania pism urzędowych, organizacji wydarzeń, audiodeskrypcji zapisów spotkań, tworzenia treści na Facebooka albo kreowania plakatów. Następnie przejść do bardziej zaawansowanych rozwiązań, jak chatboty czy analiza danych z mediów społecznościowych.

Po drugie – stosować te narzędzia jak najczęściej. Mechanizmy nauczania maszynowego sprawią, że trenowane przec Ciebie narzędzia AI będą coraz lepiej działać. A Ty z kolei nabierzesz ochoty, żeby poznać i stosować kolejne.

AI w samorządach to już nie przyszłość, a teraźniejszość. Inteligentne systemy pomagają automatyzować pracę urzędów, firm samorządowych i instytucji. Oszczędzają czas i ułatwiają komunikację z mieszkańcami. Dzięki AI możesz szybciej analizować dane, lepiej odpowiadać na potrzeby społeczności i unikać błędów w dokumentach. Korzyści? Efektywniejsza i łatwiejsza praca, sprawna obsługa mieszkańców, lepszy wizerunek urzędu oraz większa szansa obecnych władz samorządowych na reelekcję.